Kako zmanjšati velikost datoteke v predstavitvi PowerPoint

Glede na to, da so predstavitve Microsofta PowerPoint na splošno posnete s številnimi slikami, gifi, vdelanimi videoposnetki, grafikoni, grafi in drugo vsebino, ni presenetljivo, da dobite nekaj precej velikih datotek. Tu je nekaj korakov za zmanjšanje velikosti datoteke predstavitve.

Velike datoteke so lahko moteče. Zasedejo veliko dragocenega prostora na disku, upočasnijo predvajanje in lahko povzročijo, da se e-poštna sporočila povrnejo zaradi prekoračitve omejitve velikosti datoteke. Vse te stvari lahko preprečite tako, da zmanjšate velikost datoteke svoje predstavitve.

Omenili smo ga že prej, toda prva stvar, na katero bi pomislili, ko razmišljate o zmanjšanju velikosti datoteke, so slike - in to z dobrim razlogom. Slikovne datoteke so lahko precej velike. Obstajajo koraki za zmanjšanje velikosti, na primer stiskanje slik v predstavitvi. Če sumite, da je vaša datoteka PowerPoint tako velika zaradi slik, preberite članek, ki smo ga napisali o tem, kako zmanjšati velikost Officeovih dokumentov, ki vsebujejo slike.

POVEZANE: Kako zmanjšati velikost dokumenta Microsoft Word

Če ste sledili tem korakom, imamo nekaj dodatnih nasvetov, vendar morate še vedno zmanjšati velikost datoteke predstavitve.

Pretvorite svojo predstavitev v format PPTX

Microsoft je izdal format PPTX v Officeu 2007. Kljub temu ni redko videti datotek PPT, ki plujejo okoli. Kakšna je torej razlika med datoteko PPT in PPTX? Različica PPTX stisne vso vsebino predstavitve. Če imate datoteko PPT in jo pretvorite v datoteko PPTX, boste opazili zmanjšanje velikosti datoteke.

Pretvorba datoteke je tako preprosta kot pritisk na gumb in izbira vrste datoteke. Odprite svojo datoteko PPT, pojdite na zavihek »Datoteka« in kliknite »Pretvori«.

Prikaže se Windows File Explorer. Opazili boste, da je vrsta Shrani kot nastavljena na »PowerPoint Presentation«. To je vrsta datoteke PPTX. Kliknite »Shrani«.

Vaša datoteka PPT bo zdaj pretvorjena v datoteko PPTX. Kot lahko vidite, se je velikost datoteke zmanjšala.

HTG Presentation 2 je naša datoteka PPT, HTG Presentation 3 pa naša datoteka PPTX. Zgolj pretvorba vrste datoteke je zmanjšala velikost za 335 KB.

Čeprav to ni osupljiv padec velikosti datoteke, smo uspeli zmanjšati velikost datoteke dokumenta Word s 6.001 KB na 721 KB. Vse je odvisno od tega, kaj je v datoteki. Z malo sreče bo to edini korak, ki ga morate narediti. Če ne, nadaljujte z branjem.

Vstavite slike - ne kopirajte in prilepite

Skušnjava je, da kopirate in prilepite sliko v PowerPoint, namesto da uporabite funkcijo za vstavljanje. To ne bo težava, če vas ne skrbi velikost datoteke, če pa vas, pazite, da jo kopirate in prilepite - sliko bo morda preoblikovala v BMP ali PNG. Zakaj gre za to težavo? Obe obliki zapisa datotek sta večji od JPG.

Na zgornjem posnetku zaslona lahko vidite, da je datoteka PNG 153 KB v primerjavi z datoteko JPG 120 KB iste slike. Vsakič, ko kopirate in prilepite datoteko JPG v PowerPoint in se ta pretvori v PNG, predstavitvi dodate malo nepotrebne velikosti datoteke. Uporaba funkcije vstavljanja bo zagotovila, da bodo vaše slike vstavljene, kot je predvideno.

Urejajte slike v urejevalniku slik - ne v programu PowerPoint

Ko vstavite sliko v PowerPoint, je najbolje, da ne potrebujete nobenih popravkov. Če se ne zahteva popravke, ste bolje to počne v urejevalniku slik. Zakaj? Ko za urejanje slike uporabljate PowerPoint, shrani vsa ta urejanja kot del predstavitve. Ko na primer sliko spremenite v črno-belo, PowerPoint ohrani tudi polnobarvno sliko. To je shranjeno veliko dodatnih ugrizov.

Če nimate urejevalnika slik (ga imate) ali morate preprosto uporabljati PowerPoint, povejte PowerPointu, naj zavrže vse odvečne podatke, shranjene iz sprememb. Ne boste prihranili toliko prostora kot delo v namenskem urejevalniku, vendar bo pomagalo.

Stisnite vse slike v predstavitvi

Slike v programu PowerPoint lahko stisnete po eno ali naenkrat. Če želite slednje storiti, sledite navodilom.

Odprite predstavitev, pojdite na zavihek »Datoteka« in v levem podoknu izberite »Shrani kot«.

Nato izberite »Več možnosti«, ki ga najdete pod območjem, kjer bi poimenovali datoteko, in izberite vrsto datoteke.

Pojavilo se bo okno »Shrani kot«, tokrat z nekaj dodatnimi možnostmi, ki so vam na voljo. Zraven gumba »Shrani« kliknite »Orodja«.

V spustnem meniju, ki se prikaže, izberite »Stisni slike«.

Odprlo se bo okno »Stisni slike«. Tu lahko v predstavitvi izberete vrsto ločljivosti slik (na podlagi PPI). Opazili boste tudi, da v skupini »Možnosti stiskanja« ne morete izbrati možnosti »Uporabi samo za to sliko«. To je zato, ker zaradi načina dostopa do tega orodja ta možnost ni na voljo.

Opomba:  Če želite stisniti eno sliko, jo izberite in se pomaknite na Format orodij za slike> Stisni slike.

Ko ste zadovoljni z izbiro, kliknite »V redu«.

Potem obvezno shranite predstavitev.

Ne uporabljajte vdelanih pisav

Ugotovimo, zakaj bi morda želeli vdelati pisave - morda pripravljate predstavitev s temo Star Wars in posledično verjetno ne bodo na voljo tiste posebne pisave, s katerimi boste morda imeli predstavitev. Vdelava pisav v predstavitev lahko prepreči težave, vendar gre za ceno povečanih velikosti datotek.

Na splošno priporočamo, da izklopite vdelavo pisave, razen če ste prepričani, da morate prikazati določeno pisavo.

Pojdite na zavihek »Datoteka« in izberite »Možnosti« na dnu levega podokna.

Na zavihku »Shrani« počistite potrditveno polje »Vdelaj pisave v datoteko« in kliknite »V redu«.

Shranili smo kopijo naše predstavitve z vsemi vdelanimi pisavami, brez vdelanih pisav in z vdelanimi samo pisavami, uporabljenimi v predstavitvi. Oglejte si razliko, če velikosti datotek:

Ste že prepričani?

Povezava do datotek, namesto da bi jih vdelali

Razmislite o razliki v velikosti datoteke, če v predstavitev vdelate celoten videoposnetek v YouTubu, namesto da bi se nanj povezali. Vdelava celotnega videoposnetka bo znatno povečala velikost vaše predstavitve. Zagotovo obstaja nekaj dragocenih prednosti pri vdelavi datoteke v primerjavi s povezovanjem nanjo (na primer, ko prejemnik morda nima dostopa do interneta za predvajanje videoposnetka), če pa je težava pri velikosti datoteke, tega preprosto ne storite.

Ne shranjujte sličice za predstavitev

Nazaj, ko vam je Office dovolil, da shranite sličice predstavitve, da boste lahko dobili hiter predogled datoteke, ko jo iščete v Raziskovalcu. Windows je postal bolj dovršen, zato za to ne potrebuje več pomoči Officeovih aplikacij. Vendar je možnost še vedno na voljo.

Izvedli smo majhen test, da bi ugotovili razliko v velikosti datoteke z omogočeno in brez te možnosti. Tu so rezultati:

Z omogočeno možnostjo sličic je bila naša datoteka velika 2.660 KB. Brez omogočene možnosti se je velikost datoteke zmanjšala na 2662 KB, s čimer se je prihranilo skupno 7 KB.

To je precej majhen prihranek, toda ko smo ga preizkusili z Wordovim dokumentom, je bila razlika velika, saj je 721 KB brez omogočene možnosti in 3.247 KB z omogočeno možnostjo.

Čeprav gre za velik razkorak med aplikacijami in ni povsem jasno, zakaj je razlika tako velika, je to še vedno vredno raziskati. Če želite onemogočiti funkcijo, odprite predstavitev, pojdite na zavihek »Datoteka« in izberite »Lastnosti«, ki jih najdete na desni strani, nato »Napredne lastnosti«.

Zdaj boste na zavihku »Povzetek« v oknu »Lastnosti«. Na dnu okna počistite polje poleg možnosti »Shrani predogled slike« in kliknite »V redu«.

Odstranite osebne in skrite podatke iz predstavitve

Microsoft Office bo v vaši predstavitvi shranil vaše osebne podatke (na primer ime avtorja) in skrite lastnosti. Če se znebite teh informacij, lahko prihranite malo prostora.

Odprite predstavitev, pojdite na zavihek »Datoteka«, izberite možnost »Preveri težave« in izberite »Preglej dokument«.

Odprlo se bo okno »Document Inspector«. Prepričajte se, da je polje »Lastnosti dokumenta in osebni podatki« označeno in nato kliknite »Preveri«.

V naslednjem oknu izberite »Odstrani vse«. Informacije bodo zdaj odstranjene, s čimer boste prihranili nekaj KB prostora.

Izklopite samodejno obnovo

Tega ne priporočamo nujno in bi ga morali uporabiti le v skrajni sili. AutoRecover je bistveno orodje v Officeu in če ste kdaj izgubili dokument pred shranjevanjem, natančno razumete, kaj mislimo.

Vsakič, ko Office uporabi samodejno obnovitev, to malo prispeva k velikosti datoteke. Če želite izklopiti samodejno obnovo, pojdite na zavihek »Datoteka« in izberite »Možnosti« na dnu levega podokna.

Na zavihku »Shrani« v oknu »Možnosti« počistite polje poleg možnosti »Shrani podatke o samodejnem obnavljanju kadar koli xx minut«.

Če shranite predstavitev in iz nje takoj izstopite, razlike ne boste opazili. Sčasoma pa bo med nadaljevanjem predstavitve funkcija samodejnega obnavljanja dodala KB v datoteko.

Kopirajte vse v novo predstavitev

Med ustvarjanjem predstavitve bo PowerPoint v ozadju shranil različne stvari, da vam bo pomagal. Omenili smo, kako izklopimo veliko teh funkcij, izbrišemo podatke, ki jih PowerPoint shrani itd., Vendar vedno obstaja možnost, da je nekaj šlo skozi razpoke in PowerPoint je shranil nekatere podatke, ki jih ne potrebujete. Kopiranje vsebine v novo predstavitev je lahko dobra rešitev problema.

To je lahko nekoliko težavno, saj boste morali pri PowerPointu kopirati in prilepiti vsak diapozitiv (in glavni diapozitiv). Ko pa to storite, nova predstavitev ne bo imela nobenega od prejšnjih shranjevanj v ozadju, informacij o samodejnem obnovitvi ali prejšnjih različic datoteke. Posledično bi morali videti velikost datoteke.

Čeprav vam ne moremo natančno povedati, koliko bo to zmanjšalo velikost vaše datoteke, saj bo vsaka predstavitev drugačna, je vredno poskusiti.

Možnost: Razširite predstavitev in jo stisnite

Kot smo že omenili, je datoteka PPTX stisnjena datoteka (zato je velikost veliko manjša od datoteke PPT stare šole). To pomeni, da ga lahko odprete z orodjem, kot je 7-Zip ali WinRar, iz datotek PPTX izvlečete vse datoteke, jih dodate v stisnjen arhiv in nato preimenujete arhiv v pripono datoteke PPTX.

Tu pa smo imeli nekaj težav.

Pri Robovem testiranju s svojim Wordovim dokumentom je uspešno zmanjšal velikost datoteke s 721 KB na 72 KB. Vendar je pri tem poškodovala datoteko. Pri mojem testiranju z mojo datoteko 2.614 KB je ni pokvaril, ampak jo je le zmanjšal na 2.594 KB - skupaj le 20 KB. Nismo prepričani, kaj se tukaj igra, zato, če želite to poskusiti, si pred tem zagotovite varnostno kopijo datoteke.

To so vsi nasveti za zmanjšanje velikosti predstavitve PowerPoint. Vedno iščemo nove in zanimive načine za zmanjšanje velikosti naših datotek, zato, če imate kakšne nasvete, nam to sporočite v oddelku za komentarje in z veseljem jih bomo preizkusili!