Kako elektronsko podpisati dokumente PDF, ne da bi jih tiskali in skenirali

Dokument ste prejeli po e-pošti in ga morate podpisati in poslati nazaj. Dokument lahko natisnete, podpišete in nato optično preberete in pošljete po e-pošti. Ampak obstaja boljša, hitrejša pot.

Pokazali vam bomo, kako hitro dodate svoj podpis v kateri koli dokument PDF in ga shranite kot standardno datoteko PDF, ki jo lahko preberete kjer koli. To lahko storite v sistemih Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - ne glede na to, katero platformo želite.

Elektronski podpisi, ne digitalni podpisi

  1. Windows : Odprite PDF v programu Adobe Reader in v desnem podoknu kliknite gumb »Izpolni in podpiši«.
  2. Mac : Odprite PDF v predogledu, kliknite gumb Orodjarna in nato kliknite Podpiši
  3. iPhone in iPad : Odprite prilogo PDF v programu Mail in kliknite »Označi in odgovori«, da se podpišete.
  4. iPhone in Android : prenesite Adobe Fill & Sign, odprite PDF in tapnite gumb Podpis.
  5. Chrome : Namestite razširitev HelloSign, naložite PDF in kliknite gumb Podpis.

Najprej določimo nekaj terminologije. Ta članek obravnava elektronske podpise in ne digitalne podpise, ki pa so povsem nekaj drugega. Digitalni podpis je kriptografsko varen in potrjuje, da je nekdo z vašim zasebnim ključem za podpis (z drugimi besedami, vi) videl dokument in ga pooblastil. Je zelo varen, a tudi zapleten.

Elektronski podpis pa je zgolj slika vašega podpisa, naložena na vrh dokumenta PDF. To lahko storite z vsemi vrstami aplikacij in večina ljudi bo zahtevala, ko vam pošljejo dokument v podpis. Pošljite jim datoteko PDF z digitalnim podpisom in ne bodo vedeli, kaj naj storijo. Za mnoga podjetja je preprosto sprejemanje podpisanih dokumentov po e-pošti, namesto da bi vas prisilili, da jih pošljete po faksu, velik tehnološki preskok.

Prepričani smo, da spodnji načini niso popolnoma varni - pa tudi tiskanje nečesa, črkovanje po njem s peresom in nato ponovno skeniranje. Vsaj to je hitreje!

Windows: Uporabite Adobe Reader

POVEZANE: Najboljši bralniki PDF za Windows

Adobe Reader sicer ni najbolj lahek pregledovalnik PDF, vendar je eden najbolj polnih funkcij in ima pravzaprav odlično podporo za podpisovanje dokumentov PDF. Drugi neodvisni bralniki PDF lahko ponujajo to funkcijo, vendar običajno zahtevajo, da pred uporabo njihovih podpisnih funkcij kupite plačljivo različico.

Če želite podpisati dokument s programom Adobe Reader, najprej odprite dokument PDF v programu Adobe Acrobat Reader DC. V desnem podoknu kliknite gumb »Izpolni in podpiši«.

V orodni vrstici kliknite gumb »Podpiši« in izberite »Dodaj podpis«, da dodate svoj podpis v Adobe Acrobat Reader DC.

Če morate dokumentu dodati druge podatke, lahko to storite z drugimi gumbi v orodni vrstici. Z gumbi v orodni vrstici Izpolni in podpiši lahko na primer vnesete besedilo ali dodate kljukice za izpolnjevanje obrazcev.

Podpis lahko ustvarite na enega od treh načinov. Adobe Reader privzeto izbere “Type”, da lahko vtipkate svoje ime in ga pretvorite v podpis. To ne bo videti kot vaš pravi podpis, zato verjetno ni idealno.

Namesto tega boste verjetno želeli izbrati »Risanje« in nato z miško ali zaslonom na dotik narisati svoj podpis. Izberete lahko tudi »Slika«, če želite podpisati list papirja, ga optično prebrati s skenerjem in nato dodati svoj pisni podpis v Adobe Reader. (Da, to zahteva optično branje, vendar morate to storiti le enkrat, nato pa lahko ta podpis uporabite v vseh dokumentih, ki jih v prihodnosti elektronsko podpišete.)

Ko ustvarite podpis, kliknite »Uporabi«, da ga uveljavite v dokumentu. Pustite potrditveno polje »Shrani podpis« in ta podpis lahko hitro dodate v prihodnosti.

Z miško postavite svoj podpis na želeno mesto in kliknite, da ga uporabite. Če ste se odločili, da svoj podpis shranite, ga boste v prihodnosti lahko dostopali v meniju »Sign«.

Če želite shraniti podpisani dokument PDF, kliknite File> Save in izberite mesto za datoteko.

Mac: uporabite predogled

POVEZANE: Uporabite aplikacijo za predogled Mac-a, da združite, razdelite, označite in podpišete datoteke PDF

Uporabniki Maca so bolj srečni kot uporabniki sistema Windows. Aplikacija za predogled, vključena v macOS, ima vgrajene funkcije za podpisovanje dokumentov. Zahvaljujoč odličnim sledilnim ploščicam, vgrajenim v MacBooks, lahko svoj podpis dejansko narišete na sledilno ploščico z enim prstom, da ga vnesete v predogled. Na novem MacBooku s sledilno ploščico “Force Touch” je ta celo občutljiv na pritisk, kar omogoča še natančnejše podpise.

Lahko tudi podpišete list papirja in ga "optično preberete" s svojo spletno kamero, če želite svoj podpis ustvariti na staromoden način (ali če imate iMac brez sledilne ploščice).

Če želite podpisati dokument, odprite dokument PDF v predogledu (to bi morala biti privzeta aplikacija, ki se odpre, ko dvokliknete datoteko PDF, razen če ste jo spremenili). Kliknite gumb »Pokaži orodno vrstico za označevanje« v obliki orodjarne in nato v orodni vrstici, ki se prikaže, kliknite gumb »Podpiši«.

Pozvani boste, da ustvarite podpis tako, da s prstom povlečete sledilno ploščico ali pa podpišete list papirja in ga optično preberete s spletno kamero. Enkrat zajemite svoj podpis in Preview si ga zapomni za naprej.

Ko zajamete podpis, ga lahko izberete v meniju, ki se prikaže, ko kliknete gumb »Podpiši«. Vaš podpis se uporabi kot slika, ki jo lahko povlečete in spremenite tako, da ustreza dokumentu.

Druge možnosti v orodni vrstici omogočajo vnašanje besedila in risanje oblik v dokumentu ter po potrebi izpolnjevanje obrazcev.

Ko končate, kliknite Datoteka> Shrani, da shranite PDF, tako da v datoteko uporabite svoj podpis. Namesto tega lahko kliknete Datoteka> Podvoji, da ustvarite kopijo PDF-ja in shranite spremembe v novo kopijo datoteke, ne da bi spremenili izvirnik.

Če vam predogled iz kakršnega koli razloga ni všeč, lahko Adobe Mac Reader DC uporabite tudi v Macu. Delovalo bo tako kot podpis dokumenta v operacijskem sistemu Windows, zato si oglejte navodila v oddelku Windows za informacije o tem.

iPhone in iPad: uporabite Mail ali Adobe Fill & Sign

POVEZANE: Kako podpisati dokumente in označiti priloge v pošti iOS

V iPhonu ali iPadu lahko dokumente podpisujete s funkcijo označevanja v aplikaciji Mail za iOS. Če imate Mac in uporabljate predogled za podpisovanje dokumentov, se bo vaš podpis dejansko sinhroniziral z Mac-a na iPhone ali iPad, zato vam ga ni treba ustvariti drugič.

Ta funkcija je priročna, vendar deluje le, če želite podpisovati dokumente v aplikaciji Mail. Na primer, morda boste PDF dokument prejeli po e-pošti in ga boste morda morali takoj podpisati in poslati po e-pošti.

Če želite to narediti, boste morali med ogledom PDF-ja prejeti e-poštno sporočilo s priloženo datoteko PDF, tapniti prilogo PDF in v spodnjem desnem kotu zaslona kliknite ikono »Označevanje in odgovor« v obliki orodja.

Nato boste lahko podpis dodali tako, da tapnete gumb za podpis v spodnjem desnem kotu zaslona. Če želite, lahko tudi vtipkate besedilo in narišete dokument.

Ko tapnete »Končano«, bo aplikacija Mail samodejno ustvarila odgovor na e-poštno sporočilo s priloženim podpisanim dokumentom. Vtipkate lahko e-poštno sporočilo in nato pošljete podpisani dokument.

 

Čeprav je to priročno, deluje le v aplikaciji Mail, zato je zelo omejeno. Če želite to storiti iz katere koli druge aplikacije, boste potrebovali neodvisno aplikacijo za podpisovanje.

Tu je kar nekaj možnosti, vendar nam je všeč Adobeova aplikacija Adobe Fill & Sign, ki omogoča brezplačno podpisovanje neomejenega števila dokumentov. S fotoaparatom lahko celo zajema slike papirnatih dokumentov, tako da lahko ustvarite digitalne kopije papirnih obrazcev. Dokument lahko podpišete tako, da s prstom ali pisalom pišete na zaslon na dotik, omogočajo pa tudi vnašanje besedila v dokumente PDF, da jih izpolnite.

Če želite dokument PDF iz druge aplikacije prenesti v Adobe Fill & Sign, poiščite datoteko PDF v drugi aplikaciji, tapnite gumb »Skupna raba« in izberite aplikacijo Adobe Fill & Sign. Nato lahko tapnete gumb za podpis, da dokument preprosto podpišete. Ko končate, tapnite gumb »Skupna raba« v programu Adobe Fill & Sign, da podpisani dokument pošljete v drugo aplikacijo.

 

Če ste podjetje, ki išče bolj popolno orodje ali če vam Adobe Sign & Fill preprosto ni všeč, nam je še posebej všeč SignNow. Deluje zelo dobro in omogoča podpisovanje dokumentov s prstom. Brezplačno lahko podpišete do pet dokumentov na mesec, potem pa zahteva mesečno naročnino. Je pa dobra alternativa.

Android: Uporabite Adobe Fill & Sign

Android nima vgrajene aplikacije, ki bi to lahko storila. Namesto tega boste morali uporabiti neodvisno aplikacijo. Tako kot na iPhonih in iPadih nam je všeč Adobe Fill & Sign, ki vam omogoča brezplačno podpisovanje neomejenega števila dokumentov na mesec. S fotoaparatom lahko zajema tudi slike papirnatih dokumentov, tako da jih lahko elektronsko podpišete.

Po namestitvi aplikacije lahko v aplikaciji odprete dokumente PDF in tapnete gumb za podpis, da jih podpišete. Nato lahko podpisani dokument delite z drugo aplikacijo, tako da tapnete gumb »Skupna raba«.

 

Tako kot pri iOS-u tudi mi priporočamo SignNow, če želite nekaj bolj polnega funkcij in ste pripravljeni plačati (saj ponuja brezplačno do pet podpisov na mesec).

Chromebook: uporabite HelloSign

V Chromebooku najdete različne storitve spletnega podpisovanja, ki ustrezajo vam. Všeč nam je HelloSign, ki ponuja dober spletni vmesnik in Chrome aplikacijo, ki se integrira z Google Drive. Omogoča vam brezplačno prijavo do treh dokumentov na mesec.

Osnovni spletni vmesnik HelloSign vam omogoča enostavno nalaganje dokumentov PDF in njihovo podpisovanje z risanjem podpisa ali nalaganjem slike. Nato lahko podpisani dokument po e-pošti pošljete neposredno nekomu ali ga prenesete in z njim naredite, kar želite.

Če vam HelloSign ni všeč, DocuSign dobro deluje tudi v Chromebooku, saj ponuja aplikacijo, ki se integrira z Google Drive za podpisovanje, in razširitev brskalnika, ki omogoča podpisovanje dokumentov iz Gmaila. Toda DocuSign ne ponuja nobenih brezplačnih podpisov. SignNow ponuja tudi aplikacijo Chrome za Google Drive in razširitev za Gmail, vendar aplikacija in razširitev nista tako dobro pregledani.

Linux: Zapleteno je

To je nekoliko težje pri Linuxu, saj je bila uradna različica Adobe Readerja za Linux ukinjena. Tudi stare, zastarele različice, ki so na voljo za Linux, nimajo te funkcije, pa tudi priljubljeni integrirani pregledovalniki PDF, kot sta Evince in Okular.

Za najlažjo izkušnjo boste morda želeli preizkusiti spletno orodje, kot je HelloSign, o katerem smo razpravljali v zgornjem razdelku Chromebook.

Če želite uporabljati namizno aplikacijo, je Xournal verjetno najprimernejše orodje za podpisovanje datotek PDF v Linuxu. Lahko označi datoteke PDF in jim doda slike. Najprej boste morali ustvariti sliko svojega podpisa - podpisati list papirja, ga optično prebrati v svoj sistem Linux in očistiti. Njegovo fotografijo lahko posnamete tudi s svojo spletno kamero ali kamero pametnega telefona. Morda ga boste želeli prilagoditi v GIMP, da bo imel prozorno ozadje, ali pa se prepričajte, da ste podpisali bel kos papirja in da je ozadje povsem belo.

Namestite Xournal iz orodja za namestitev programske opreme vaše distribucije Linux, odprite PDF in kliknite meni Orodja> Slika. Tako boste lahko vstavili sliko svojega podpisa, po potrebi pa jo lahko prestavite in spremenite, da se prilega polju za podpis.

Dejstvo, da morate dejansko optično prebrati in ustvariti slikovno datoteko, je nekoliko nadležno, vendar lahko to metodo uporabite za hitro podpisovanje dokumentov v prihodnosti, potem ko dobite dobro sliko svojega podpisa.

Zasluga za sliko: Tim Pierce na Flickr